Zakelijke kilometers 2023 onbelast tegen € 0,23?

Onvoorwaardelijk recht

Zo moet uw werknemer in 2023 al een onvoorwaardelijk recht op vergoeding van de zakelijke kilometers hebben van minimaal € 0,23 per kilometer. Of er een onvoorwaardelijk recht bestaat, hangt af van de arbeidsrechtelijke afspraken die u in 2023 met uw werknemer maakt.

Standaardmethode van verloning: loon-in

Daarnaast moet u een bepaalde manier van verloning, namelijk de ‘loon-in systematiek’, toepassen. De ‘loon-in systematiek’ betekent dat u het loon aangeeft in aangifte van de maand waarin uw werknemer het loon geniet. Zo geniet uw werknemer de vergoeding van zakelijke kilometers over het jaar 2023 pas in januari 2024, als u deze vergoeding in januari 2024 aan hem betaalt.

Let op! De ‘loon-in systematiek wordt normaal gesproken standaard toegepast. Het kan echter zijn dat in het verleden gekozen is om een andere methode, namelijk de ‘loon-over systematiek’ te gebruiken. Als dat zo is, kunt u niet zomaar weer overstappen op de ‘loon-in systematiek’. Overleg daarom met uw loonadviseur welke systematiek u gebruikt en welke mogelijkheden u heeft. Zo weet u of u mogelijk in januari 2024 € 0,23 per kilometer onbelast kunt uitbetalen aan uw werknemer voor in december 2023 gemaakte zakelijke kilometers.

Andere methode: loon-over

Rekent u betalingen in januari 2024 die betrekking hebben op 2023 toe aan december 2023, dan gebruikt u de ‘loon-over systematiek’. Als u deze methode in het verleden al toepaste, kunt u nu niet zomaar switchen naar de ‘loon-in systematiek’. Als u niet kunt switchen, zijn op een vergoeding in januari 2024 van zakelijke kilometers gemaakt in december 2023 gewoon de regels voor 2023 van toepassing. Dit betekent dat de onbelaste vergoeding dan maximaal € 0,21 cent per kilometer bedraagt.